Guía rápida para el equipo. Si algo no cuadra, se te ocurre una mejora o simplemente tienes una duda, usa el botón 💬 Sugerencias y preguntas: preguntar está bien y ayuda a mejorar esta guía.
Dos palabras que conviene no confundir
Usuario = la persona que asiste a las sesiones (el paciente). Su nombre es el que va en el título del evento del calendario.
Cliente = quien reserva o paga, cuando es otra persona (por ejemplo, la mamá del usuario). Muchas veces son la misma persona; cuando no, la plataforma muestra las dos.
Cómo está armado el sistema
Esta página es el lugar de trabajo del equipo: todo lo del día a día se hace aquí, con botones.
Todo se guarda automáticamente en el sistema, sin planillas que mantener. La regla más importante: no borrar ni editar filas a mano — para cada acción hay un botón aquí.
La "base rápida ⚡" (se ve en el subtítulo) es la base de datos nueva: hace que la página cargue al instante y que los plazos de pago se calculen al segundo. Si algún día no responde, la página te avisa con un cartel y basta con pulsar ⟳ Actualizar cuando vuelva la conexiando igual.
El calendario de Google se actualiza solo: al reservar se crean los eventos, al confirmar pago se renombran, y al liberar o quitar de la agenda se borran.
El usuario reserva por su link de un solo uso (escuelaconconfianza.com/reservas) y ve la disponibilidad al instante.
Las pestañas
Pendientes de pago — la bandeja del día a día: quiénes eligieron horario y están dentro del plazo de 24 horas para pagar, con las horas restantes al segundo, el estado por colores y el mensaje de WhatsApp listo para copiar.
Sesiones agendadas — todas las sesiones, próximas y pasadas, con su seguimiento: los botones "Realizada" y "Reprogramada" funcionan como interruptor (sin color = no marcada; coloreado con ✓ = marcada). "Realizada" se ve al instante y se guarda sola por detrás; si algo fallara al guardar, la web te avisa y deshace la marca. "Reprogramada" abre una ventana donde eliges la nueva fecha y hora y puedes mover la sesión de verdad (el evento de Google Calendar se mueve contigo y avisa si el horario choca con otra sesión del mismo especialista), o "Solo anotar" si el cambio ya se hizo a mano.
Usuarios y links — cada usuario con su link de reserva, su estado de pago y cuántas sesiones de su paquete lleva. El aviso coloreado (🔗 azul = enviarle el link, 🗓️ morado = pedirle la confirmación de horarios) te dice qué toca hacer ahora con esa persona, y el botón Copiar mensaje WhatsApp trae el texto listo para esa etapa — igual que hacía la hoja (el mensaje del link ya incluye el link dentro; no hace falta copiarlo por separado). Cada botón aparece solo cuando sirve: "Quitar de la agenda" sale cuando ya reservó, y el pago se confirma en la pestaña Pendientes de pago (aquí solo se ve su chip de estado). El "código" que aparece ahí son los 8 caracteres que identifican ese link; sirve para buscar a alguien rápido.
💬 Buzón — todas las preguntas, sugerencias y errores que manda el equipo, ahora como conversación de ida y vuelta. El número entre paréntesis es cuántos hilos están abiertos. Cualquiera del equipo puede responder cuantas veces haga falta (botón "✍️ Responder"): cada mensaje queda firmado con tu nombre y todos lo ven, así se puede ir y venir hasta aclarar la duda. Cuando la conversación ya se resolvió, "✓ Marcar como resuelto" la cierra (sale de la lista de abiertos; el hilo se conserva y "Reabrir" lo vuelve a abrir). El botón 🗑️ Borrar elimina la conversación entera para todo el equipo (es definitivo): útil para pruebas o mensajes que ya no aportan.
Los colores de los anuncios
Cada anuncio se pinta de un color según de qué trata, para reconocerlo de un vistazo:
🔗 Azul — Enviarle su link: la persona aún no reserva; mándale su link por WhatsApp.
🗓️ Morado — Confirmarle horarios: ya reservó; mándale el "Ya visualizamos su pre-reserva… ¿Es conforme?".
⚠️ Rojo — Atención: algo que revisar (plazo de pago vencido, sin link activo, hay que liberar).
✓ Verde — Al día: pago confirmado o paquete de sesiones completo. Nada por hacer.
ℹ️ Gris — Informativo: reserva ya cerrada (liberada o cancelada); es solo para que lo sepas.
¿Qué se puede apretar? Los botones tienen borde y relieve, y se levantan cuando les pasas el cursor por encima. Las etiquetas de color (como 🔗 Enviar link por WhatsApp o Pendiente) son planas y solo informan: no hacen nada al tocarlas.
Truco: pasa el cursor por encima de cualquier botón (sin hacer clic) y aparece un cartelito que explica para qué sirve.
Los botones importantes
➕ Nuevo link — crea el link de reserva para un usuario (lo mismo que la casilla "Generar link" de la hoja, pero más fácil y sin riesgo).
Confirmar pago (solo en Pendientes de pago, para no confundir) — la misma casilla "Pago confirmado" de la hoja: púlsalo cuando ya pagaron y queda marcado en verde como "✓ Pago confirmado" (también actualiza los eventos del calendario). Vuélvelo a pulsar si hay que quitarlo. En Usuarios y links el estado del pago se ve como chip de color, sin botón.
Liberar horarios — SOLO para plazos vencidos sin pago: borra los eventos del calendario y libera esas horas para otras personas.
Quitar de la agenda — para quienes YA PAGARON y quieren cambiar sus horarios (el caso más común) o cancelar definitivamente: borra sus sesiones futuras del calendario, deja libres esos horarios y conserva las pasadas como historial. Para el cambio de horarios, después se le crea un link nuevo con ➕ y se vuelve a pulsar Confirmar pago. (En la hoja queda registrado como "Cancelado".)
Acción sugerida + Copiar mensaje WhatsApp (en Usuarios y links) — el aviso de qué hacer ahora con cada persona y su mensaje listo: 🔗 azul "Aquí le compartimos el link…" si aún no reserva, o 🗓️ morado "Ya visualizamos su pre-reserva… *¿Es conforme?*" si ya reservó.
WhatsApp directo — abre directamente el chat de esa persona con el mensaje completo, emojis incluidos, ya escrito: solo lo revisas y le das enviar. Aparece cuando el número de la persona está completo.
Ya le avisé (en Pendientes de pago y en Usuarios y links, en las filas donde hay un mensaje de WhatsApp por enviar) — después de mandarle el mensaje, púlsalo para dejar registrado que ya se le escribió. Aparece un chip verde “✓ El cliente ya fue avisado por [tu nombre]” que todo el equipo ve, así nadie le manda el mismo mensaje dos veces. Si te equivocaste, “Deshacer aviso” lo quita. La primera vez te pregunta tu nombre (se recuerda en ese dispositivo).
🗑️ Borrar link (en Usuarios y links, en links que nadie ha usado o ya cerrados: cancelados/liberados) — para links creados por error o de prueba: los borra de la hoja y de la plataforma sin tener que abrir la hoja. Si la persona ya reservó, primero es "Quitar de la agenda" (queda Cancelado) y ahí sí se puede borrar; los vencidos primero se liberan.
🕒 Horarios — cambia las horas fijas de atención de cada especialista, su máximo de sesiones seguidas por día (el calendario del usuario deja de ofrecer horas que superen ese límite) y cuántas semanas ve el usuario al reservar. Cada especialista se edita día por día, de lunes a domingo: un especialista atiende los días donde le marques horas (si un día lo dejas en blanco, no atiende ese día). Así se puede ampliar la atención a viernes, sábado o domingo cuando haga falta. Los inactivos también aparecen para dejarles horarios listos antes de activarlos.
⚙️ Especialistas — el catálogo del sistema: renombrar (actualiza links en curso y sesiones futuras; el historial conserva el nombre anterior), agregar (nace inactivo: se le ponen horarios en 🕒, se comparte su calendario de Google con la cuenta del centro y recién se activa) y activar/desactivar (no se puede desactivar a alguien con reservas en curso).
⟳ Actualizar — la web ya se actualiza sola cada 15 segundos y cada vez que vuelves a la pestaña (mira la hora en "Actualizado:" bajo el título). Este botón fuerza además una sincronización completa con la hoja: útil si alguien acaba de tocar la hoja a mano y no quieres esperar.
💬 Sugerencias y preguntas — para ESCRIBIR: dudas, ideas o errores. Lo que escribas aparece en la pestaña 💬 Buzón, donde te responden. Deja tu nombre para saber a quién contestarle.
Cómo AMPLIAR los días de atención (viernes, sábado o domingo)
Si un especialista que ya está en el sistema va a empezar a atender un día nuevo, es muy fácil y no hace falta configurar nada más, porque su calendario ya está conectado:
Abre 🕒 Horarios, busca a esa persona y en el día nuevo (viernes, sábado o domingo) marca sus horas.
Pulsa Guardar horarios. Desde ese momento los usuarios ya ven ese día al reservar.
Para dejar de atender un día: entra a 🕒 Horarios, destilda todas las horas de ese día y guarda.
Cómo AGREGAR un especialista nuevo (paso a paso)
Sumar a una persona nueva tiene un paso extra que el sistema no puede hacer solo: su calendario de Google. La razón es que la plataforma necesita ver y crear eventos en el calendario de cada especialista para saber sus horas ocupadas y agendar las sesiones. Si es la primera vez, pide apoyo a quien administra el sistema.
La persona necesita una cuenta de Google. Puede usar su calendario principal o, mejor, crear uno nuevo solo para las terapias (en Google Calendar: "Otros calendarios" → ＋ → "Crear calendario nuevo").
Compartir ese calendario con la cuenta de Google del centro. En Google Calendar, en la configuración de ese calendario → "Compartir con determinadas personas" → agregar (la cuenta de Google del centro) y darle el permiso "Hacer cambios en los eventos" (no basta con "solo ver": el sistema necesita crear, mover y borrar los eventos de las sesiones).
Registrarlo en la web. Abre ⚙️ Especialistas → ➕ Agregar especialista: escribe su nombre, el correo del calendario de Google que acabas de compartir, el correo para las invitaciones (si lo dejas vacío se usa el del calendario), el máximo de sesiones seguidas por día y, si atiende por videollamada, su enlace de Zoom. Al guardar, nace inactivo (todavía no aparece para los usuarios).
Ponerle sus horarios. Abre 🕒 Horarios (los inactivos también aparecen ahí) y marca las horas de los días que atenderá, cualquier día de lunes a domingo. Guarda.
Activarlo. Vuelve a ⚙️ Especialistas y pulsa Activar. Recién ahí aparece en el formulario de ➕ Nuevo link y los usuarios ven su disponibilidad. (El sistema no deja activar a alguien sin calendario registrado o sin horarios: te avisa qué falta.)
Para renombrar a un especialista (cambió de nombre, se corrigió un typo): ⚙️ Especialistas → Renombrar. Actualiza sus links en curso y sesiones futuras; el historial conserva el nombre anterior. Para desactivarlo temporalmente (deja de aparecer, sin borrar nada): botón Desactivar — el sistema no deja hacerlo si tiene reservas en curso.
Las 3 reglas de oro
Plazo vencido sin pago → Liberar horarios.
Ya pagó y quiere otros horarios (o cancela) → Quitar de la agenda, y si es cambio, link nuevo con ➕.
NUNCA borrar filas a mano en la hoja: deja "sesiones fantasma" vivas en el calendario.
💬 Sugerencias, preguntas y errores
¿Tienes una duda, se te ocurre una mejora o algo falló? Escríbelo aquí. Tu mensaje aparece en la pestaña 💬 Buzón, donde todo el equipo lo ve y te responden — así la duda de uno le sirve a todos. Deja tu nombre para saber a quién contestarle.
🕒 Horarios fijos de los especialistas
Marca las horas en que cada especialista atiende. Esto cambia los horarios que los usuarios ven al reservar (solo se atiende de lunes a jueves). Las horas ya reservadas no se tocan.
Cargando horarios actuales…
🎨 Apariencia del centro
Lo que cambies aquí se aplica a esta pantalla y a la página donde reservan los pacientes: el nombre, el logo y los colores. No hace falta tocar ningún archivo.
Cargando…
Logo
Imagen PNG, JPG o WEBP de menos de 200 KB. Sale arriba, junto al nombre.
Colores
Toca cada cuadro para elegir el color. Si te equivocas, usa "Volver a los colores por defecto".
⚙️ Especialistas del sistema
Aquí se agregan, renombran, activan o desactivan los especialistas. Los activos aparecen en el formulario de Nuevo link y en los horarios; un especialista nuevo nace inactivo: primero se le ponen horarios en 🕒 Horarios y su calendario de Google debe compartirse con la cuenta del centro, y recién entonces se activa. El paso a paso completo (incluido cómo compartir el calendario) está en el botón 📖 Guía, sección "Cómo agregar un especialista nuevo".
Cargando especialistas…
➕ Agregar especialista
🗓️ Reprogramar sesión
…
Con "Mover la sesión" el evento de Google Calendar se mueve de verdad al nuevo horario (avisa si choca con otra sesión del mismo especialista). Si el cambio ya se hizo a mano en el calendario y solo quieres dejar el apunte, usa "Solo anotar".
Nuevo link de reserva
Crea la fila en la hoja y genera el código y el link, igual que la casilla "Generar link".